446 utställare och 15.161 besökare deltog i den internationella fackmässan för natursten och naturstensbearbetning Stone+tec i Nürnberg 2015. Ett stort evenemang som detta måste vara välorganiserat. Event manager Beate Fischer från NürnbergMesse vet vad som är viktigt när det gäller planering och ger oss en liten inblick i ämnet „event management“.
STEIN: Vilka är dina uppgifter som eventansvarig på Stone+tec?
Beate Fischer: Som event manager är du ansvarig för hela planeringen av eventet. Det börjar med halltilldelningen. Hallarna måste inte bara vara lediga under evenemanget, utan även för förberedelser och efterarbete. Omställningstider måste planeras. Nästa steg är att klargöra vad mässan ska representera. Därefter upprättas produktkatalogen och ämnen för eventuella specialutställningar definieras. Även dessa inledande steg genomförs i nära samråd med de olika intressenterna. Till dessa hör naturligtvis utställarna, men även föreningar, fackpress och besöksgrupper. Utifrån detta utvecklas sedan ett evenemangskoncept. Nästa steg är att upprätta en tidtabell med de kommande milstolparna. Från och med nu blir försäljningsavdelningen aktivt involverad. Naturligtvis kan man bara organisera när man har utställarna på sin sida. Försäljningskonceptet är avgörande för alla fortsatta steg. Sedan är det dags för hallplanering. Om det finns olika branschfokus uppstår följande frågor: Gör ni en blandad planering? Delar ni upp hallarna efter bransch? Hur stor volym kan man förvänta sig från vilken bransch? Innehållet i hallarna måste sedan planeras i enlighet med detta. Och slutligen har vi naturligtvis utställarnas diskussioner om de specifika placeringarna.
Hur många personer är involverade i ett stort evenemang som Stone+tec?
Det är omöjligt att sätta en exakt siffra på det. Det är inte bara vi i NürnbergMesses projektgrupp som arbetar med det. Inom NürnbergMesse har vi också en kommunikationsavdelning med pressrepresentanter. Vi har en reklamavdelning som sköter design, layout och trycksaker. Avdelningen för digital marknadsföring tar hand om allt som har med webbplatsen att göra. Vi har en avdelning för besöksmarknadsföring som arbetar specifikt med besöksgrupper och utskick. Vi har egna tekniker: evenemangsteknik och logistik. Vi har också många servicepartners som vi arbetar hand i hand med: Monterbyggare, energileverantörer, catering, parkeringssäkerhet och så vidare.
Hur lång framförhållning måste man ha för att planera och organisera en mässa som Stone+tec?
Beroende på evenemangets rytm börjar man planera två till sex år i förväg. Stegen varierar i intensitet beroende på projektfas. Just nu är jag naturligtvis mer upptagen av Stone+tec 2018 än av 2020, men hallplaneringen och samordningen för 2020 har redan ägt rum här på plats.
På Stone+tec vill vi återigen anordna en StudentDay tillsammans – ett event under eventet, så att säga. Vilka erfarenheter har du av evenemang som du har planerat tillsammans med en extern partner?
Mycket positiva erfarenheter, särskilt när det gäller Stone+tec. Som mässarrangör är det viktigt för oss att ha rätt partner som vi kan skapa höjdpunkter med under evenemanget. Detta gäller naturligtvis även en StudentDay, som måste vara väl förberedd och marknadsföras på rätt sätt. Vi arbetar tillsammans med många multiplikatorer för att sätta ihop ett stödprogram. Som arrangörer kan vi inte vara så djupt involverade i ämnet. Därför är samarbetspartners som branschtidningar och föreningar oerhört viktiga.
Hur gör man ett event till en riktig succé?
Den avgörande faktorn är att ha evenemanget på rätt plats vid rätt tidpunkt och att arbeta med rätt partners. För oss är evenemanget en succé när alla parter – utställare och besökare – är nöjda och det blir ett fast datum för de kommande åren.
Tycker du att även mindre handelsföretag ska använda kundevenemang eller interna utställningar som marknadsföringsverktyg?
Evenemang ger naturligtvis möjlighet att träffa många kunder på ett och samma ställe till en hanterbar kostnad. Man träffar kunder som man annars kanske aldrig skulle ha kommit i kontakt med. Även små hantverksföretag bör utnyttja denna plattform som erbjuds dem. Det som hantverkarna borde utnyttja ännu mer är branschevenemang – vare sig det är en mässa eller något annat evenemang. Branschevenemang för verkligen samman branschen och har stor potential.
Finns det några verktyg som är oumbärliga när man planerar ett evenemang?
Nuförtiden kan man naturligtvis inte klara sig utan små hjälpmedel. Vi arbetar med program som är utformade för arrangörer. Vi planerar t.ex. med ett CAD-program som är kopplat till vår utställardatabas. Men på utställarsidan behövs naturligtvis andra verktyg för att planera ett sådant här evenemang på ett bra sätt.
Vilka är enligt din mening de viktigaste punkterna att ta hänsyn till när man planerar ett evenemang?
För det första bör man veta vad man vill uppnå med evenemanget. Detta kommer att avgöra vilka åtgärder du genomför. Oavsett om det handlar om ett kvällsevenemang, en mässa eller deltagande i ett annat evenemang. Du måste börja planera tidigt och sätta upp milstolpar. Långsiktig planering är att rekommendera för att verkligen nå ditt mål.
Läs mer om event management och hur du kan vinna nya kunder genom event här.