Lära av pandemins lärdomar. Det är vad vår krönikör Eike Becker och teamet på hans arkitektbyrå har försökt göra. För att göra det inledde han en hel rad förändringar på kontoret. Här avslöjar han vilka de är och hur de fungerade.
Att tänka tillsammans fungerar bättre
Efter tre lockdowns och mitt i den andra coronavintern rusar fastighetssektorn ostoppbart genom pandemin som ett godståg med snöplog. Var det något? Och så fortsätter det. „Det nya normala är det gamla normala“. En resa runt jorden och vi är tillbaka där allting började. Har vi inte lärt oss något av denna pandemiska världsomsegling? Är vi fortfarande hoppfulla om att vi lyckligt ska komma tillbaka till resans startpunkt?
Lärdomarna från coronakrisen hörs sällan i fastighetsbranschen. Förändringar förlöjligas igen. På många håll förklaras hemarbete som en misslyckad idé och personlig närvaro vid projektmöten krävs allt oftare.
Jag kan inte tro att sådana regressioner är framgångsrika.
Naturligtvis är det fortfarande för tidigt att göra en slutlig bedömning. Men jag satte mig ner och skrev ner vad som har förändrats för mig och mitt lilla team under de senaste två åren till följd av pandemin. Inget är särskilt spektakulärt. Faktum är att det knappast är värt att nämna. Men det är bra att använda det här exemplet för att illustrera hur långt de flesta människor har rest från sitt utgångsläge före coronaviruset. Att återvända till den positionen skulle vara en förlust.
I början av pandemin insåg jag att framgångsrik förändring sällan kommer enbart från toppen. Det var därför vi hade många diskussioner. Med alla som ville. Eftersom hälsofrågor påverkar alla personligen. Situationen var också så ny att ingen kunde dra nytta av sina egna erfarenheter. Att tänka och besluta tillsammans fungerade helt enkelt bättre.
Att prata i en stor grupp var inte så lätt. Därför övade vi först. Efter några inledande självexperiment med hjälp utifrån. Sabrina Eilers, som är coach för just detta ändamål, lärde oss hur vi kan använda konflikter för att bli bättre. Hur vi kan kommunicera våra ståndpunkter på ett mer fredligt och vänligt sätt. Utan att irritera varandra. Och hur vi formulerar och förverkligar våra krav. Och hur vi delar med oss av våra idéer om medvetet och smart projektarbete till kunder och ingenjörer.
Decentraliserat arbete har lett oss till regelbundna diskussionsformat som för oss samman. Jag njuter nu av vår morgoncortado, det gemensamma kaféet på kontoret för alla kl. 10.00. Eller vår Salute på fredagar, drinkar och snacks i baren. Vårt Entre Nous, en månatlig diskussion om stadspolitiska frågor, är också mycket populärt.
Detta har fört oss ännu närmare varandra. Detta har lett till att vi har inrättat arbetsgrupper som självständigt driver våra ämnen: Hållbarhet (vi blir klimatneutrala), Design (vem, vad, när, hur), Innovationer (allt som gör oss bättre), Kvaliteter (kunskap alltid där den behövs), Vidareutbildning (teknisk kunskap, social kompetens, personlighet) och Välbefinnande (firande, cyklar, månadskort, lunch). Resultaten från arbetsgrupperna tas upp till beslut var sjätte vecka vid styrelsemötet. Allt „som inte skadar oss“ beslutas efter en relativt kort diskussion utan omröstning och implementeras. På så sätt hamnar vi inte i minsta gemensamma nämnare, utan främjar mod genom beslut.
Förändring måste vara kul
Vi körde också helt enkelt fast på olika ställen. Vi kunde inte komma vidare utan hjälp utifrån. Då tog vi in konsulter. Det hände med omorganisationen av vår mappstruktur (vad bra när alla kan hitta allt igen) och standardiseringen av våra dokument (då kan alla skriva brev, protokoll, tabeller, presentationer etc. på rätt sätt), med vidareutbildning, skatteomläggning eller vägen till CO2-neutralitet. Vi är arkitekter, inte experter på dessa ämnen. Förändringar måste vara roliga. När beslut fattas och sedan genomförs snabbt. Annars uppstår tristess och frustration. Och det behöver vi inte alls.
Jag tycker om att komma till vårt kontor. Från 15:e våningen är utsikten över staden ett löfte om rymd och värld, även under den trista Berlinvintern. Det är skönt att se en regnfront som närmar sig, eller ögonblicket när solen bryter fram igen och badar stadens västra fasader i varmt kvällsljus. Det är så jag vill sitta vid mitt skrivbord och designa. För närvarande arbetar jag med ett stadskvarter i Waldenburg, ett höghus i Offenbach, en hybridbyggnad i trä i Berlin, en nedgången byggnad i Frankfurt, fasaddetaljer i Hamburg eller ett dörrhandtag.
På väg till postcoronakontoret
Under tiden har vi förstärkt ledningsgruppen med fem duktiga medarbetare, slutfört digitaliseringen av redovisningen och kopplat samman skattekontoret med bank, HR och controlling. BIM är etablerat i alla projektteam. Med hjälp av Revit/Navesworks kan kunderna själva rotera, vända, gå igenom och kommentera våra virtuella modeller. Ritningar har blivit överflödiga som ett resultat av detta. Nu har vi också växter på kontoret, rättvisemärkta kaffebönor och en kran med miljövänligt filter som gör vattenflaskor i lådor överflödiga.
Sedan augusti 2021 har vi arbetat med att sätta upp EB_Academy, som stöttar projektledare och alla som vill bli det att lära sig och prova på kunskaper och färdigheter.
En kommunikationsplattform gör underverk och ett internt nyhetsbrev ser till att de små framgångarna inte glöms bort trots alla stora utmaningar.
Många steg, men alla har en inverkan.
Vissa saker fungerade inte heller. När hälften av våra kollegor arbetar hemifrån lämnas alltför många ledningsuppgifter till dem som är på kontoret. Eller om det finns mycket färre medarbetare på kontoret på måndagar och fredagar än på onsdagar och torsdagar, kan det också vara en belastning för den goda idén om självbestämmande arbete.
Klimatneutralt kontor
Jag älskar mitt arbete som planerare, arkitekt och designer. Och jag älskar det livliga samarbetet med människorna, av vilka några har rest med mig i flera år.
Men nu arbetar vi med 20 projekt i tio städer, 60 arkitekter från 19 länder, fördelade på fyra platser, tillsammans med 100 ingenjörer. Det var inte mycket annorlunda före pandemin. Bara mer kaotiskt och mindre transparent. Vi utnyttjade våra möjligheter att fatta beslut i mycket mindre utsträckning.
Nu vill vi bli klimatneutrala som kontor, starta vår akademi, skicka in digitala modeller som bygglovsansökningar och bygga vackra höghus i trähybridteknik utan skorstenar.
Skulle vi längta tillbaka till den gamla goda tiden före pandemin? Inte ett spår! För de finns inte längre.