Smartare dokumentation via app

Appar förenklar registreringen av skador eller defekter och ökar rättssäkerheten. Vad kan dokumentationsappar för surfplattor eller smartphones göra och hur skiljer de sig åt?

Återställningsarbeten på byggarbetsplatser, skador, defekter eller byggförlopp dokumenterades tidigare med penna, papper och digitalkamera. Med en app för smartphone eller surfplatta minskar tidsåtgången istället. Valet av rätt programvara beror dock på vad du specifikt vill göra: vissa program är specialiserade på byggdagböcker eller dagliga byggrapporter, medan andra stöder registreringen av skador och defekter. Endast ett fåtal kan göra allt.

Den konventionella registreringen av skador och det strukturella tillståndet i samband med restaurering av byggnader, dokumentationen av byggplatsaktiviteter och byggnadsförlopp, hinder, materialfel eller skador och defekter som orsakas av tredje part är mycket tids- och arbetsintensiv: Att föra byggdagbok eller dagliga byggrapporter är också mycket arbetsintensivt. Uppgifter på plats måste registreras skriftligen och dokumenteras med hjälp av foton.

Dokumentationen och rapporterna skapas sedan på kontoret med hjälp av Office-programmen och skickas till projektdeltagarna via e-post, fax eller post. Kopior arkiveras i mappar och punkter som ska kompletteras läggs på återremiss. Allt detta genererar extra arbete. Med speciella appar för byggdokumentation kan medieavbrott undvikas och arbetsflödena optimeras. Dessutom är det inte längre nödvändigt att hantera anteckningsblock, pennor och digitalkameror på ett besvärligt sätt.

Istället används smartphones eller surfplattor och motsvarande appar för att registrera information på plats digitalt med hjälp av text och bilder och tilldela den omedelbart. Detta eliminerar behovet av att i efterhand skriva in, sortera, fördela och lokalisera manuellt noterade data. Inmatningsmasker med strukturerade frågor och textmoduler snabbar upp registreringsprocessen, men säkerställer också att viktig information inte glöms bort.

Eftersom juridiska aspekter och tidsfrister också måste beaktas vid spårning av defekter eller skapande av dagliga byggrapporter, stöder programvaran också skapandet av juridiskt kompatibla dokument eller spårning av tidsfrister. Förutom dokumentationsfoton kan även skannade planer, planavsnitt eller dokument integreras, ofta med röstanteckningar eller videosekvenser. Bilderna kan redigeras på ett enkelt sätt (ändra storlek, utsnitt etc.) och kompletteras med informationspilar, mått och bildkommentarer.

Om programvaran analyserar GPS-data från den mobila hårdvaran kan bilderna även lokaliseras så att det omedelbart framgår vad som fotograferats på vilken byggarbetsplats eller på vilken plats i stenbrottet. Med hjälp av anpassningsbara mallar kan man omedelbart generera dagliga byggrapporter, defektloggar eller påminnelser från de registrerade uppgifterna och skicka dem via e-post. Tidsfrister kan överföras till mötesdagboken, t.ex. Microsoft Outlook, för övervakning av tidsfrister så att inget missas.

Vad dokumenteras och hur?

För att säkerställa att restaurerings- och renoveringsarbeten, bygg- eller installationsprocesser kan spåras vid ett senare tillfälle bör viktiga tjänster, leveranser och aktiviteter samt de respektive förhållandena på plats dokumenteras. Utfört arbete, närvarande (under)entreprenörer, mottagna material, defekter, hinder, tillägg och ändringar, resultat av möten, inspektioner och mätningar, särskilda incidenter, väderförhållanden och mycket mer bör registreras.

Dokumentation på byggarbetsplatsen är en viktig informationskälla vid störningar i byggprocessen eller vid eventuella tvister med andra parter som är inblandade i bygget, t.ex. vid krav på tilläggsarbeten eller ersättning eller om orsakerna till byggfel eller förseningar behöver spåras etc. Men dokumentationen fungerar också som bevis vid fakturering eller för projektdokumentation. De bör därför även innehålla personliga anteckningar som minnesstöd eller kommenterade foton.

Om dokumentationen sker kontinuerligt skapas en heltäckande bild av byggnadsarbetet, vilket kan rentvå upphovsmannen vid en eventuell tvist. Om upphovsmannen kan dokumentera byggarbetsplatsens aktiviteter i sin helhet har denne oftast ett bättre utgångsläge vid eventuella rättstvister. Den digitala dokumentationen skapar också en informationsdatabas som kan användas för senare (om)byggnadsåtgärder, garantidokumentation eller för statistik och kvalitetskontroll.

Läs mer i STEIN 3/2021.